Après avoir cliqué dessus vous verrez apparaître notre application :

 

Comment faire une réservation

Depuis notre application dans Microsoft Teams, planifiez vos jours de présence et profitez de toutes les fonctionnalités qui l'accompagnent !
Cette fonctionnalité est disponible si votre entreprise utilise notre solution de gestion des présences au bureau.

 

🏢 Au bureau :

• Réservez une journée au bureau

Réservez la place vous étant la plus adaptée lorsque vous venez au bureau.

Cliquez sur le bouton Nouvelle réservation.
 

Sélectionnez le moment auquel vous prévoyez d'être au bureau (toute la journée, le matin, l'après-midi) et sélectionnez l'activité de travail Au bureau pour ce jour dans la liste des statuts.

 

Sélectionnez le bâtiment, l'étage et la zone de votre réservation, puis choisissez entre Trouvez moi un bureau (dans ce cas, vous pouvez demander des équipements) ou Choisir un bureau pour le sélectionner depuis la carte.
Une fois effectué, vous pouvez cliquer sur Réserver un bureau.

• Réserver un bureau depuis la carte interactive

Cliquez sur le bouton Nouvelle réservation. 

 

Sélectionnez le moment auquel vous prévoyez d'être au bureau (toute la journée, le matin, l'après-midi) et sélectionnez l'activité de travail Au bureau pour ce jour dans la liste des statuts.

 

Sélectionnez le bâtiment, l'étage et la zone de votre réservation, puis cliquez sur Choisir un bureau pour le sélectionner depuis la carte.

 

Une carte apparaît, vous pouvez cliquer sur le carré violet en bas à droite pour l'agrandir :

De là, vous pouvez sélectionner les différentes zones de l'étage à l'aide du bouton situé en haut à droite.
Vous pouvez ensuite passer la souris sur les bureaux libres (cercles verts) et cliquer sur l'un d'entre eux pour le réserver.
Le bureau sélectionné vous est alors attribué et apparaît sur le plan et en dessous de celui-ci.

Il vous suffit ensuite de cliquer sur Réserver un bureau en dessous de la carte pour confirmer votre réservation.

Une fois cela fait, vous verrez votre réservation dans votre tableau de bord.

 

• Réserver un bureau selon ses équipements

Réservez un bureau équipé selon vos besoins (double écran, souris et clavier, etc.).

Sélectionnez l'équipement de bureau correspondant à vos besoins et cliquez sur Réserver un bureau. Cela permettra (si possible) de trouver automatiquement un bureau correspondant à vos critères.

 

• Réserver une ressource disponible (casier, place de parking...)

Réserver des options supplémentaires nommées "office extras" (place de parking, déjeuner sur site, etc.)

En plus de la réservation d'un bureau, vous pouvez demander des options supplémentaires telles qu'un parking, un casier, etc en fonction des services offerts par votre entreprise. Vous verrez cette option apparaître lors de la réservation.
Il vous suffit de sélectionner les options de bureau souhaitées puis de cliquer sur Réserver un bureau lorsque votre réservation est terminée.

Obtenez la confirmation de votre réservation d'option supplémentaire, après l'avoir réservée.

Et sur la page d'accueil également 

 

 

🏕️ En congés :

Informez vos collègues et l'administration que vous ne travaillez pas ce jour-là.

Après avoir cliqué sur Nouvelle réservation, sélectionnez la période concernée (toute la journée, matinée, après-midi) et le statut En congés, puis cliquez sur Enregistrer.

    

Une fois votre réservation effectuée, vous verrez sur votre calendrier une ligne rouge à la date concernée, ainsi que dans vos informations du jour et dans votre emploi du temps.

Ainsi que sur la page d'accueil.

 

🏠 En télé-travail

Informez vos collègues et l'administration que vous travaillez depuis votre domicile ce jour-là.

Après avoir cliqué sur Nouvelle réservation, sélectionnez la période concernée et le statut En télé-travail, puis cliquez sur Enregistrer.

     

 

Une fois votre réservation effectuée, vous verrez apparaître sur votre calendrier une ligne jaune à la date concernée, ainsi que dans vos informations du jour et dans votre emploi du temps.

Ainsi que sur la page d'accueil.

 

🗺️ Autre :

Informez vos collègues et l'administration que vous travaillez à partir d'un lieu différent de votre domicile et de votre bureau.

Après avoir cliqué sur Nouvelle réservation, sélectionnez la période concernée et le statut Autre, puis cliquez sur Enregistrer.

    

Une fois votre réservation effectuée, vous verrez apparaître sur votre calendrier une ligne grise à la date concernée, ainsi que dans vos informations du jour et dans votre emploi du temps.

Ainsi que sur la page d'accueil

 

Une expérience de réservation améliorée

• Confirmer sa réservation

Une fois votre réservation effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton "Check-in" pour la confirmer. Ce bouton est visible dès que vous effectuez une réservation, sur la page de réservation et sur la page d'accueil.

           

 

Vous recevrez également des notifications via le chatbot intégré pour confirmer ou modifier vos réservations.

   

• Consulter et modifier son emploi du temps

Vous pouvez voir vos réservations pour les prochains jours en consultant le calendrier de l'équipe en bas de la page d'accueil, ou sur le côté droit de la page lors d'une nouvelle réservation.

De plus, après avoir cliqué sur Editer mon planning dans la section Le calendrier de mon équipe, vous pouvez annuler votre réservation en cliquant sur le bouton Annuler dans la section Mon planning.

• • Localiser son bureau

Après avoir réservé un bureau, vous pouvez le localiser sur le plan d'étage. Vous verrez votre bureau représenté par un cercle vert pulsé.

 

Informations sur les collègues

• Créer et éditer sa liste de collègues

Depuis la page d'accueil, dans la section Mes collègues au bureau aujourd'hui, vous pouvez cliquer sur le bouton Editer la liste de collègues pour ajouter ou retirer des collègues de votre liste de coéquipiers.
L'ajout de collaborateurs à cette liste vous permet de voir les informations relatives à ces personnes pour le jour en cours et le jour suivant.

Cela ouvre une fenêtre avec une barre de saisie dans laquelle vous pouvez rechercher des personnes en tapant leur nom ou leur adresse mail. Il vous suffit ensuite de cliquer sur la personne recherchée et de cliquer sur Ajouter à mon équipe.

  

Cette opération ajoute les utilisateurs demandés à votre liste de coéquipiers. Vous pouvez modifier cette liste à tout moment en ajoutant des personnes ou en les supprimant à l'aide du bouton Supprimer.

 

• Visualiser le planning de ses collaborateurs 

Vous pouvez voir les réservations de vos collègues dans la section Le calendrier de mon équipe et cliquer sur les flèches pour voir les autres semaines.

Vous pouvez également consulter leurs informations dans la section Mes collègues au bureau aujourd'hui. Et vous pouvez cliquer sur Voir un autre jour pour consulter la liste de collègues qui ont prévu de venir au bureau à d'autres dates.

Il suffit de cliquer sur une date du calendrier pour voir quels collègues seront présents sur place.

• Localiser le bureau de collègues 

Cliquez sur le bouton localiser à côté de l'emplacement d'un collègue pour voir sur le plan d'étage où le bureau de ce collègue est situé.

 

Maîtriser l'usage des salles de réunion 

Depuis notre application dans Microsoft Teams, confirmez ou refusez vos prochains événements et les salles de réunion utilisées pour ceux-ci ! Cette fonctionnalité est disponible si votre entreprise utilise notre solution de gestion des salles de réunion.

• Recevez des notifications supplémentaires et interactives pour vos réservations de salles de réunion via notre application de chat Microsoft Teams

Si vous êtes l'organisateur de la réunion ou la personne qui a ajouté la salle à l'événement, vous serez informé avant et après le début de l'événement.

Nous ne changeons pas la façon dont vous réservez vos salles de réunion, nous l'améliorons !

 

Les notifications reçues permettent à l'utilisateur de confirmer ou de refuser l'utilisation de la salle de réunion.

      

Si la fonction de libération automatique est activée, les personnes seront également informées de l'annulation de leur réservation.

 

• Recevez un résumé quotidien de tous les événements que vous avez organisés et qui impliquen l'usage d'une salle de réunion

Ainsi, vous pouvez directement confirmer ou refuser la salle de réunion au début de la journée.

 

L'utilisateur reçoit une notification lui indiquant s'il confirme ou refuse la salle de réunion.

• Libération automatique de vos réunions récurrentes vides

Si une salle de réunion n'a pas été confirmée un certain nombre de fois, elle est tout simplement retirée de l'événement.

Si vous êtes l'organisateur de la réunion, chaque fois qu'une réunion est associée à une salle, vous recevrez un message vous demandant de confirmer la salle. Elle sera libérée automatiquement si vous ne répondez pas un nombre de fois défini par votre administrateur.

 

Gestion améliorée de l'accueil des visiteurs

Après avoir invité des personnes à un événement via le calendrier Outlook, vous recevez une notification dès qu'elles confirment leur arrivée. Cette fonctionnalité est disponible si votre entreprise utilise notre solution de gestion des présences.

Être informé de l'arrivée d'un visiteur au bureau 

Lorsque vous invitez des personnes à l'aide de notre fonctionnalité de gestion des visiteurs pour Outlook, elles recevront un courriel comme celui ci-dessous.

 

Une fois vos visiteurs arrivés à votre bureau et après qu'ils aient confirmé leur présence, vous recevez une notification comme celle ci-dessous :