Une autorisation administrateur adéquate permet à notre système de gérer efficacement les réservations de salles de réunion, d’envoyer des notifications et de libérer automatiquement les salles inutilisées.
Prérequis :
Lors de la mise en place de notre intégration des salles de réunion, la première chose à savoir est que vous avez besoin de droits d’accès spécifiques à vos salles. Concrètement, nous demandons deux autorisations :
le droit d’autoriser la synchronisation des salles de réunion depuis la console d’administration Google ;
le droit d’autoriser la synchronisation des calendriers des salles de réunion.
Cela signifie que le compte utilisé pour autoriser notre intégration avec votre console d’administration Google doit avoir les droits de lecture et de modification sur toutes les salles de réunion qui seront équipées de notre outil.
Pour information, l’adresse e-mail et le nom du compte utilisé pour donner accès à notre intégration seront ceux utilisés pour envoyer les notifications aux personnes lorsque leur salle de réunion est automatiquement libérée.
Ainsi, nous recommandons fortement d’utiliser une adresse générique plutôt qu’une adresse personnelle, afin que les utilisateurs n’associent pas un collègue à ce processus.
Comment définir les permissions
Il existe deux façons de fournir les bonnes autorisations :
1ère option : Donner les privilèges Super Admin au compte utilisé (solution la plus simple).
2ème option : Partager vos ressources de calendrier avec le compte utilisé.
1ère option : Donner les privilèges Super Admin au compte utilisé
Donnez au compte utilisé des privilèges Super Admin dans G Suite. Cela lui permettra de modifier toutes les ressources et tous les calendriers des utilisateurs de votre organisation, sans que chaque utilisateur ait besoin d’accorder explicitement les autorisations.
Pour cela :
Connectez-vous à votre compte administrateur Google.
Dans le menu de gauche, sélectionnez Compte > Rôles d’administrateur.
Passez la souris à côté de Super Admin > sélectionnez Attribuer un administrateur.
Sélectionnez le compte utilisé dans la liste ou cliquez sur Attribuer des utilisateurs en haut pour rechercher votre utilisateur de réservation et lui attribuer le rôle Super Admin.
Une fois terminé, vous verrez le compte ajouté en tant que Super Admin.
2ème option : Partager vos ressources de calendrier avec le compte utilisé
⚠️ Attention : pour accéder à ces paramètres, un compte disposant des droits d’administration Google et d’un accès complet aux ressources Google est nécessaire.
Sur Google Calendar, recherchez une ressource de salle de réunion et ajoutez-la à vos calendriers.
En bas de votre écran, à côté de « Autres agendas », cliquez sur le bouton « + ».Cliquez sur « Parcourir les ressources ».
Sélectionnez le bâtiment associé puis cliquez sur les salles de réunion concernées.
Une fois la ressource ajoutée à vos calendriers, cliquez sur le bouton des paramètres à côté du nom de la ressource.
Cliquez sur « Paramètres et partage ».
Depuis cette page, vous pouvez gérer les accès et les autorisations.
Ajoutez le compte que vous souhaitez utiliser puis, dans le menu déroulant des autorisations, sélectionnez « Apporter des modifications aux événements ».
Une fois les droits d’accès accordés, le compte pourra utiliser la salle de réunion ciblée dans Comeen Workplace.