Comeen Workplace offre une expérience immersive directement intégrée à Slack.

Une fois que votre entreprise déploie notre application Slack, vous pouvez l’utiliser sans quitter l’outil que vous connaissez déjà.

Pour accéder à notre application, rendez-vous dans votre liste d’applications dans Slack, puis cliquez sur Comeen Workplace afin d’afficher notre application Slack.

Lors de la première utilisation, l’utilisateur est guidé à travers un processus d’onboarding simple et rapide.
Il commence par sélectionner son lieu préféré parmi les sites disponibles et choisir ses jours habituels de présence au bureau, ce qui facilite la planification des futures réservations de bureaux.
Ces préférences sont enregistrées afin de personnaliser l’expérience et d’automatiser les suggestions hebdomadaires, tout en restant entièrement modifiables à tout moment.

Visualisez combien de places sont disponibles par bâtiment, par étage et par zone. Puis réservez l’emplacement qui vous convient le mieux.

Depuis notre application Slack, réservez votre présence pour aujourd’hui.
Depuis la section Aujourd'hui, sélectionnez la durée et l’activité de travail Au bureau.

Cela fait apparaître une fenêtre pop-up dans laquelle vous pouvez sélectionner l’emplacement de votre réservation et voir le nombre de places restantes.

Cliquez ensuite sur le bouton Créer ma présence.

Vous verrez alors votre nouvelle réservation créée. Vous pouvez toujours l’annuler en cliquant sur le bouton Annuler.

Lors de la réservation d’un bureau, si des équipements sont disponibles, vous pouvez demander à obtenir un bureau équipé avec des options spécifiques.

Sélectionnez la durée de votre réservation et l’activité de travail Au bureau.

Puis, dans la fenêtre pop-up qui apparaît, sélectionnez l’équipement requis pour votre bureau et cliquez sur Créer ma présence.

Cela aboutit à la réservation d’un bureau correspondant à ces critères, que vous pouvez toujours annuler en cliquant sur le bouton Annuler.

Lors de la planification d’une journée au bureau, vous pouvez voir une icône de chaise à côté du nom d’un collègue. Vous pouvez cliquer dessus pour réserver à côté de cette personne.

Sélectionnez la durée de votre réservation et l’activité de travail Au bureau.

Puis, dans la fenêtre pop-up qui apparaît, cliquez sur choisir une option et sélectionnez le collègue à côté duquel vous souhaitez vous asseoir.
Cliquez ensuite sur Créer ma présence.

Cela aboutit à la réservation d’un bureau à côté de ce collègue, que vous pouvez toujours annuler en cliquant sur le bouton Annuler.

Les Office Extras sont un excellent moyen de simplifier et d’améliorer votre expérience en tant qu’employé.

Lorsque vous planifiez votre semaine de travail, vous pouvez ajouter les options dont vous avez besoin pour faciliter votre journée au bureau.

Lors de la création d’une nouvelle réservation, les options Office Extras apparaissent en bas de la fenêtre pop-up de réservation.
Vous pouvez en sélectionner une ou plusieurs lors de la réservation afin d’y ajouter des options.

Une fois les informations de réservation complétées et vos Office Extras sélectionnés, cliquez sur Créer ma présence.

Informez vos collègues et l’administration que vous ne travaillez pas ce jour-là.

Pour ce faire, depuis la page d'Accueil, sélectionnez la durée puis choisissez l’activité de travail Absent du bureau.

Informez vos collègues et l’administration que vous travaillez depuis votre domicile ce jour-là.

Pour ce faire, depuis la page d'Accueil, sélectionnez la durée puis choisissez le statut Télétravail.

Informez vos collègues et l’administration que vous travaillez depuis un autre lieu que le bureau ou le domicile (chez des clients, lors d’un événement, etc.).

Pour ce faire, depuis la page d'Accueil, sélectionnez la durée puis choisissez l’activité de travail Autre.

Si vous avez une réservation pour la journée en cours, vous pouvez cliquer sur le bouton Check-in afin de la confirmer.

Une fois confirmée, le bouton Check-in devient un bouton Check-out.

Si vous cliquez sur le bouton Check-out, cela libère votre réservation.

La section Planning vous permet de consulter vos prochaines réservations et de les modifier.

Vous pouvez consulter votre planning pour différentes semaines en changeant la semaine sélectionnée.

Vous pouvez également planifier la semaine suivante depuis la section Semaine prochaine, située sous la section Mon planning.

Pour annuler une réservation future, cliquez simplement sur le bouton Annuler à côté de celle-ci.
Pour modifier une réservation future, cliquez sur la case de l’activité de travail et modifiez votre sélection.

Une fois que vous avez réservé un bureau pour la journée en cours, vous pouvez cliquer sur le bouton Localiser afin de visualiser l’emplacement de votre bureau sur une carte.

Vous serez redirigé vers notre page web https://my.comeen.io, sur laquelle vous pourrez vous identifier avec votre méthode préférée.

Une fois connecté, vous verrez un plan d’étage sur la partie droite de l’écran.
Cliquez sur le bouton Locate pour afficher votre bureau au centre de la carte.

Si vous cliquez sur le carré situé en haut à droite, cela agrandit la carte afin de mieux l’afficher.

Modifiez votre liste de collègues afin de consulter les informations des personnes qui comptent pour vous.

Depuis la page d'Accueil, vous pouvez voir en haut un bouton Inviter des collègues.

Après avoir cliqué dessus, une fenêtre pop-up apparaît.

Vous pouvez soit cliquer dans la barre de recherche, soit saisir le nom d’un collègue, puis sélectionner la personne souhaitée et cliquer sur Inviter.

Vous pouvez également ajouter plusieurs personnes en une seule fois.

Une fois que vous ajoutez quelqu’un à votre liste de collègues, cette personne reçoit une notification de son côté afin de l’en informer et de vous ajouter également à sa liste.

Une fois que vous avez ajouté des utilisateurs à votre liste de collègues, vous pouvez consulter leurs réservations pour les jours présents et futurs.

Dans la section Aujourd'hui, vous pouvez voir, sous votre réservation, les collègues ayant réservé pour la journée en cours ainsi que leurs informations.

Dans la section Mon planning, vous pouvez voir pour les jours à venir, et même pour les semaines futures, lesquels de vos collègues ont prévu d’être au bureau.

Dans la section Aujourd'hui, vous pouvez voir, sous votre réservation, les collègues ayant réservé pour la journée en cours ainsi que leurs informations.
Sous chaque réservation de collègue, vous pouvez également voir un bouton Locate.

Cliquer sur ce bouton vous redirige vers notre page web https://my.comeen.io, sur laquelle vous pouvez vous identifier avec votre méthode préférée.

Vous pouvez voir une section intitulée Mes collègues au bureau aujourd'hui. Cliquez sur l’une des icônes de carte pour voir où un collègue est assis.

Cela affichera la place de ce collègue sur la carte située à droite de l’écran.

Notre application Slack peut également être utilisée pour vous envoyer des notifications afin d’améliorer votre expérience utilisateur.

Si vous cliquez sur l’onglet Messages en haut de la page, cela affiche les notifications envoyées par notre système.

Chaque réservation déclenche un rappel sous la forme d’une notification envoyée le jour concerné.

Cliquer sur le bouton Check-in confirme votre réservation, tandis que le bouton Cancel la supprime.

Notre système envoie également un rappel le vendredi après-midi afin de rappeler aux utilisateurs de planifier la semaine suivante.

Si quelqu’un crée une réservation pour vous, vous en serez informé via ce canal.

Parmi les options proposées, il est possible d’envoyer un rappel la veille de votre réservation.

Enfin, si la libération automatique est activée par les administrateurs de votre espace, le fait de ne pas répondre aux rappels envoyés la veille et/ou le jour même entraîne la suppression de la réservation effectuée.

Le chat intégré envoie également des notifications pour les réservations de salles de réunion.

Une notification est envoyée avant le début de l’événement et une autre après celui-ci.

Les utilisateurs peuvent soit confirmer leur réservation, soit libérer la salle de réunion via les boutons présents dans les notifications.

Si aucune de ces notifications ne reçoit de réponse, la salle est automatiquement libérée après un délai prédéfini.

En haut de la page d'Accueil, vous pouvez voir un bouton Paramètres.

Cliquer sur ce bouton vous redirige vers notre page web https://my.comeen.io, sur laquelle vous pouvez vous identifier avec votre méthode préférée.

Gagnez du temps en configurant votre lieu par défaut et vos présences récurrentes depuis la section Mon bureau.

Il n’est pas nécessaire de planifier votre présence au bureau chaque semaine si vous configurez ces paramètres.
Vos réservations seront créées automatiquement pour les 14 prochains jours selon vos choix.
Ce processus sera renouvelé automatiquement.

Pour le lieu favori, sélectionnez le bâtiment, l’étage et la zone, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour les présences récurrentes, sélectionnez les jours concernés et cliquez sur Enregistrer.

Sélectionnez les canaux de notification que vous souhaitez que Comeen Workplace utilise pour vous notifier.
Cela nécessite l’utilisation de l’une des suites associées.

Ces notifications seront utilisées pour vous informer de l’arrivée d’un visiteur, pour vous rappeler d’effectuer votre check-in lorsque vous arrivez au bureau ou comme alerte pour une salle de réunion réservée.

Dans les Paramètres, vous trouverez une section Notifications.
Sélectionnez le mode de notification qui correspond à vos besoins.