Comeen Workplace offre une expérience immersive directement intégrée à Gmail.
Une fois que votre entreprise a déployé notre application depuis le Google Workspace Marketplace, vous pouvez planifier vos jours de présence sans quitter l’outil que vous connaissez déjà : Gmail.
Premiers pas – Lors de la première utilisation de l’application
Notre application pour Google Chat est disponible dans la section Chat de Gmail, comme illustré ci-dessous.
Étape optionnelle
(uniquement si l’application Google Chat n’a pas déjà été déployée par un administrateur Google)
Pour commencer, si l’application Comeen Workplace n’est pas encore disponible dans votre liste de discussions, vous pouvez l’ajouter vous-même (à condition qu’elle ait été préalablement autorisée par un administrateur de la console Google).
Depuis la section Google Chat de Gmail, cliquez sur Nouveau chat.
Vous recevrez alors votre premier message :
Définir votre lieu de travail
Depuis notre application Google Chat, planifiez vos jours de présence pour la semaine en cours et profitez de toutes les fonctionnalités associées.
🏢 Au bureau
Planifier une journée au bureau
Réservez un bureau directement depuis notre application de chat.
L’une de nos fonctionnalités repose sur l’IA générative et permet aux utilisateurs d’envoyer des commandes simples telles que
« réserve un bureau pour moi » ou « réserve un bureau pour moi lundi prochain ».
Les utilisateurs reçoivent ensuite une notification leur permettant de confirmer la demande de réservation et même d’en modifier les paramètres.
🏕️ Absent du bureau
Informez vos collègues et l’administration que vous ne travaillez pas ce jour-là.
Pour cela, tapez la commande /schedule dans la barre de texte.
Sélectionnez la commande et appuyez sur Entrée.
Votre planning pour la semaine suivante s’affiche.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’activité Out of office pour le jour souhaité.
Cela mettra à jour votre planning.
🏠 Télétravail
Informez vos collègues et l’administration que vous travaillez à domicile ce jour-là.
Pour cela, tapez la commande /schedule dans la barre de texte.
Sélectionnez la commande et appuyez sur Entrée.
Votre planning pour la semaine suivante s’affiche.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’activité Remote work pour le jour souhaité.
Cela mettra à jour votre planning.
🗺️ Autre
Informez vos collègues et l’administration que vous travaillez depuis un autre lieu que le bureau ou le domicile (chez un client, lors d’un événement, etc.).
Pour cela, tapez la commande /schedule dans la barre de texte.
Sélectionnez la commande et appuyez sur Entrée.
Votre planning pour la semaine suivante s’affiche.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’activité Other pour le jour souhaité.
Cela mettra à jour votre planning.
Améliorer votre expérience de réservation
Confirmer votre réservation
Les utilisateurs reçoivent chaque jour un message de rappel pour effectuer leur check-in lorsqu’ils prévoient de venir au bureau.
S’ils changent d’avis et ne souhaitent pas effectuer le check-in, ils peuvent toujours modifier leur activité de travail en cliquant sur Working remotely ou Out of office.
Par ailleurs, les utilisateurs peuvent modifier leur réservation du jour à tout moment en tapant la commande /checkin dans la barre de message de l’application. Cela fera apparaître la notification de check-in, leur permettant de passer d’une activité de travail à une autre.
Planifier votre semaine suivante
Les utilisateurs reçoivent une notification le vendredi après-midi pour consulter leur planning de la semaine suivante.
Si nécessaire, ils peuvent mettre à jour leur planning de la semaine suivante en cliquant sur une autre activité de travail.
Ils peuvent également modifier leur planning à tout moment à l’aide de la commande /schedule et changer leur activité de travail pour n’importe quel jour.
Cela fera apparaître la notification de planning.
Ils peuvent alors modifier le statut actuel de n’importe quel jour de la semaine suivante.
Intégration Google Working Location
Si vous utilisez notre intégration Google Working Location, vous serez également notifié via notre application Google Chat.
Si vous avez prévu dans votre agenda d’être au bureau à une date donnée, cela mettra à jour votre planning dans Comeen Workplace et vous recevrez une notification via l’application Google Chat, comme illustré ci-dessous.
Si le lieu sélectionné est déjà complet, une notification informera l’utilisateur et adaptera son statut de lieu de travail.
Si un manager ou un administrateur crée une réservation pour d’autres utilisateurs ou annule une réservation, les utilisateurs concernés par ce changement seront notifiés via l’application Google Chat.
Informations sur les collègues
Les utilisateurs peuvent voir lesquels de leurs collègues ont effectué une réservation pour la journée en cours.
Parmi les commandes disponibles dans l’application Google Chat, la commande /teammates permet d’obtenir la liste des collègues présents au bureau ce jour-là.
Notifications de réservation des salles de réunion
Recevez des notifications supplémentaires et interactives pour vos réservations de salles de réunion via l’application Google Chat.
Si vous êtes l’organisateur de la réunion ou la personne ayant ajouté la salle à l’événement, vous serez notifié avant et après le début de l’événement.
Nous ne modifions pas la façon dont vous réservez vos salles de réunion, nous l’améliorons simplement.
Les notifications reçues permettent à l’utilisateur de confirmer ou de refuser l’utilisation de la salle de réunion.
Si la fonctionnalité de libération automatique est activée, les utilisateurs seront également notifiés lorsque leur réservation est annulée.
Recevoir un récapitulatif quotidien des événements organisés avec une salle de réunion
Vous pouvez ainsi confirmer ou refuser l’utilisation de la salle directement en début de journée.
Libération automatique des réunions récurrentes non utilisées
Si une salle de réunion n’a pas été confirmée un certain nombre de fois (X), elle est simplement retirée de l’événement.
Côté administrateur, il suffit d’activer la libération automatique des salles de réunion :
Choisir le délai avant l’envoi de la notification demandant à l’organisateur de confirmer la salle
Choisir si la salle doit être libérée automatiquement par défaut
Définir le nombre de confirmations manquées avant que la salle ne soit retirée de l’événement
Côté utilisateur, si vous êtes l’organisateur de la réunion, à chaque réunion avec une salle, vous recevrez un message vous demandant de confirmer la salle.
Elle sera automatiquement libérée si vous ne répondez pas.
Si vous ne répondez pas X fois consécutives, vous verrez la ou les salles supprimées de votre événement.
Notifications de gestion des visiteurs
Les utilisateurs reçoivent une notification lorsque leurs visiteurs arrivent au bureau.
Après qu’un visiteur a déclaré son arrivée en s’enregistrant à l’entrée du bureau, l’employé qui l’attend reçoit une notification indiquant :
quel visiteur est arrivé
où il attend
le motif de sa visite