Comeen Workplace offre une expérience immersive directement intégrée dans Google Workspace.
Une fois que votre entreprise a déployé notre application Google Workspace Marketplace, vous pouvez l'utiliser sans quitter les outils que vous connaissez déjà : Google Agenda et Gmail.
Dans cette documentation, vous trouverez :
Premiers pas - Lorsque vous utilisez le module pour la première fois, vous devez suivre quelques étapes de configuration
Une fois déployé, notre module est accessible via la barre latérale droite de l'espace de travail Google. Cliquez sur l'icône Comeen comme indiqué ci-dessous :
Pour commencer l'on-boarding, ouvrez le module complémentaire et cliquez sur « C'est parti ».
Étape 1 : Choisissez votre lieu de travail
Gagnez du temps en sélectionnant votre lieu de travail par défaut lorsque vous créez votre présence à partir du module complémentaire ou pour vos présences récurrentes. Vous pourrez modifier ce choix ultérieurement.
Étape 2 : Choisissez vos jours habituels au bureau - activés ou non par choix de l'administrateur
Plus besoin de planifier votre présence au bureau chaque semaine, selon vos choix votre présence sera créée automatiquement pour les 14 prochains jours. Elle sera renouvelée automatiquement. Vous pouvez modifier ce choix ultérieurement.
Étape 3 : Choisir le(s) mode(s) de notification - activé(s) ou non par choix de l'administrateur
Sélectionnez le(s) canal(aux) de notification que vous souhaitez que Comeen Workplace utilise pour vous notifier.
Ils seront utilisés pour plusieurs raisons : pour vous avertir de l'arrivée d'un visiteur, pour confirmer l'utilisation d'une salle de réunion ou pour vous rappeler de vous enregistrer lorsque vous arrivez au bureau. Vous pouvez modifier ce choix ultérieurement.
Étape 4 : Ajouter l'application Google Chat (sauf si vous n'en avez pas besoin ou si elle est déjà déployée)
Voilà, vous pouvez maintenant utiliser notre module !
Comment définir votre lieu de travail
Depuis notre module dans Google Calendar ou Gmail, planifiez vos jours de présence et profitez de toutes les fonctionnalités qui l'accompagnent !
Cette fonctionnalité est disponible si votre entreprise utilise notre solution de gestion des présences au bureau.
🏢 Au bureau :
Planifier une journée au bureau
Voyez combien de places il reste par bâtiment, par étage et par zone. Réservez ensuite la place qui vous convient le mieux.
Pour ce faire, ouvrez le module et cliquez sur Planifiez vos journées au bureau. Sélectionnez ensuite le jour, l'activité Au bureau et le lieu avant de cliquer sur Réserver.
Informez vos collègues et l'administration que vous travaillez sur place, pour une journée entière ou une demi-journée.
Lors de la réservation, vous pouvez choisir entre différentes durées : toute la journée, le matin ou l'après-midi.
Réserver un bureau automatiquement / Le sélectionner sur le plan / S'asseoir à côté d'un collègue
Réserver un bureau soit automatiquement, soit par le biais d'un plan d'étage interactif.
Lors de la réservation d'un bureau, les utilisateurs peuvent choisir entre différentes options après avoir sélectionné le jour, la durée et le lieu de leur réservation. Ils peuvent choisir parmi les options suivantes : pas de bureau, un bureau attribué automatiquement ou un bureau choisi à partir d'un plan interactif.
Pour ce faire, ouvrez le module et cliquez sur Planifiez vos présences. Sélectionnez ensuite le jour, l'activité professionnelle Au bureau et l'emplacement avant de cliquer sur Réserver.
Sélectionnez ensuite la façon dont vous souhaitez réserver votre bureau, soit automatiquement, soit manuellement à partir de la carte.
Obtenir un bureau avec un équipement spécifique (double écran, souris et clavier, etc.)
Lors de la réservation d'un bureau, si un équipement est disponible, vous pouvez demander un bureau équipé d'options spécifiques.
Pour ce faire, ouvrez le module et cliquez sur Planifiez vos journées au bureau. Sélectionnez ensuite le jour, l'activité Au bureau et le lieu avant de cliquer sur Réserver.
Cliquez sur l'équipement nécessaire avant de choisir entre Trouver un bureau automatiquement et Sélectionner un bureau depuis la carte.
S'asseoir à côté de son collègue
Lorsque vous planifiez une journée au bureau, vous pouvez voir une icône de chaise à côté du nom d'un collègue. Vous pouvez cliquer dessus pour réserver à côté de cette personne.
Réserver une ressource disponible (casier, place de parking...)
Réserver des options supplémentaires « office extras » (parking, déjeuner, etc.)
En plus de la réservation du bureau, vous pouvez demander des options supplémentaires telles qu'un parking, un casier, etc. en fonction des services offerts par votre entreprise.
Vous verrez cette option apparaître après avoir effectué votre réservation, sous la confirmation.
Il vous suffit de sélectionner les options souhaitées puis de cliquer sur Réserver les office extras.
🏕️ Absent :
Informez vos collègues et l'administration que vous ne travaillez pas ce jour-là
Pour ce faire, ouvrez le module et cliquez sur Planifier vos journées de travail. Sélectionnez ensuite le jour et l'activité de travail Hors du bureau avant de cliquer sur Enregistrer.
🏠 Télé-travail:
Informez vos collègues et l'administration que vous travaillez à domicile ce jour-là.
Pour ce faire, ouvrez le module complémentaire et cliquez sur Planifier vos journées au bureau. Sélectionnez ensuite le jour et l'activité de travail à distance avant de cliquer sur Enregistrer.
🗺️ Autre :
Informez vos collègues et votre administration que vous travaillez depuis un autre endroit que le bureau ou le domicile (chez des clients, lors d'un événement, etc.).
Pour ce faire, ouvrez le module complémentaire et cliquez sur Planifier vos journées au bureau. Sélectionnez ensuite le jour et l'activité de travail Autre avant de cliquer sur Enregistrer.
Améliorez votre expérience de réservation
Check-in
Confirmez votre réservation du jour
Une fois votre réservation effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton Check-in pour la confirmer.
Consultez votre agenda
Check your schedule and modify it for the next few days.
Cliquez sur Mon Planning pour voir vos réservations pour les prochains jours.
Cliquez sur Editer à une date spécifique pour modifier votre réservation pour ce jour.
Si vous avez réservé des suppléments de bureau (option supplémentaire), vous pouvez cliquer sur la croix rouge pour les supprimer de votre réservation.
Lors de l'édition, plusieurs options s'offrent à vous :
- Réserver des office extras qui vous permet de réserver des options supplémentaires telles qu'un parking.
- Annuler cette réservation pour supprimer la réservation faite pour ce jour.
- la croix rouge à côté d'un supplément de bureau pour l'effacer de votre réservation
- le bouton flèches pour passer d'un jour à l'autre
Localisez votre bureau
Localisez votre bureau sur un plan d'étage pour le retrouver facilement
Après avoir réservé un bureau, vous pouvez le localiser sur le plan d'étage en cliquant sur Localiser. Une fenêtre contextuelle s'ouvre alors pour vous indiquer où se trouve votre bureau, comme illustré ci-dessous.
Informations sur les collègues
Comeen Workplace vous permet d'ajouter vos collègues pour voir s'ils sont sur place ou à distance à la date qui vous intéresse.
Modifier la liste de vos collègues
Modifiez la liste de vos coéquipiers pour afficher les informations relatives aux collègues qui comptent pour vous.
Pour ce faire, vous devez commencer par ajouter vos coéquipiers.
Cliquez sur « Editer la liste » puis saisissez l'e-mail de votre coéquipier (les propositions sont listées dès que vous commencez à taper) :
Sélectionnez la personne souhaitée et cliquez sur « Ajouter ce coéquipier ». Procédez ainsi pour autant de personnes que vous le souhaitez.
Voir l'emploi du temps de vos collègues
Une fois que vous avez invité vos coéquipiers, vous pouvez voir qui est présent aujourd'hui. Vous pouvez également consulter leurs présences les autres jours.
Pour ce faire, accédez à la section Collègues au bureau au bas de la page d'accueil du module complémentaire.
Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Voir une autre date pour consulter le programme de vos coéquipiers pour un autre jour.
Sélectionnez ensuite une autre date à l'aide de la barre de calendrier ou cliquez sur les flèches en bas de page pour afficher le jour précédent ou suivant.
Localisez vos collègues sur le plan d'étage
Repérez les bureaux de vos collègues
Depuis la page d'accueil du module complémentaire, vous pouvez cliquer sur l'icône « ping » située à côté du nom d'un collègue pour voir où il est assis. Une fenêtre contextuelle s'ouvre alors avec une carte qui vous permet de voir où se trouve exactement le bureau de cette personne.
Transférer les notifications des salles de réunion
Cette fonction est disponible si votre entreprise utilise notre solution de gestion des salles de réunion.
Déléguer à un collègue les notifications que nous envoyons pour confirmer l'utilisation d'une salle de réunion.
Les notifications reçues permettent à l'utilisateur de confirmer ou de refuser l'utilisation d'une salle de réunion.
Pour ce faire, accédez à votre calendrier, ouvrez le module complémentaire et cliquez sur un événement contenant une salle de réunion et un ou plusieurs invités.
Vous pouvez voir dans le module complémentaire que la personne notifiée est vous-même puisque vous êtes l'organisateur.
Cliquez sur « Afficher plus » et cliquez sur la barre « Modifier la personne à notifier »
Saisissez le nom des personnes auxquelles vous souhaitez transférer les notifications.
Sélectionnez cette personne et cliquez sur Enregistrer.
Une fois cette opération effectuée, vous verrez que cette personne est la nouvelle à notifier.
Pré-enregistrement d'un visiteur
Cette fonction est disponible si votre entreprise utilise notre solution de gestion des visiteurs.
Accueillez les gens avec un courrier pré-écrit lorsque vous les invitez à venir au bureau, et soyez averti lorsqu'ils s'inscrivent.
Pour ce faire, allez dans votre calendrier, ouvrez le module complémentaire et cliquez sur un événement dans lequel vous avez au moins un invité.
Cliquez ensuite sur Accueillir avec Comeen
Sélectionnez le bâtiment et le kiosque où vous accueillerez votre/vos invité(s), sélectionnez les invités concernés et activez notre fonction visiteurs :
Cette fonction est maintenant activée pour cet événement, et peut encore être désactivée si nécessaire :