Google Workspace a introduit la fonction de lieu de travail dans Google Agenda.
Cette fonction vous permet de visualiser facilement l'état de votre lieu de travail dans Google Agenda.
En tant qu'application recommandée pour Google Workspace, Comeen Workplace fournit une intégration fiable et transparente avec cette fonctionnalité.
Dans cette documentation, nous expliquerons d'abord comment fonctionne l'intégration et ensuite comment la déployer.
Comment fonctionne l'intégration de Google Agenda avec Comeen Workplace
Comeen Workplace vous permet de mettre à jour votre statut à travers différentes applications : notre add-on pour Google Agenda, notre application Google Chat, notre application Slack ou depuis My Comeen (notre application Web).
Les statuts disponibles sur Comeen Workplace sont :
Au bureau,
En télétravail,
Autre,
Absent du bureau.
Désormais, certains de ces statuts peuvent être automatiquement synchronisés avec la fonction de lieu de travail de Google Agenda.
Les statuts de lieu de travail de Google Agenda disponibles sont les suivants :
Bureau,
Domicile,
Autre bureau / Autre lieu.
L'intégration du lieu de travail de Google Agenda dans Comeen Workplace fonctionne dans les deux sens.
Le statut Comeen Workplace « Au bureau » correspond au lieu de travail « Bureau » dans Google Agenda.
Le statut Comeen Workplace « Télétravail » correspond au lieu de travail « Domicile » de Google Agenda.
Synchronisation de Comeen Workplace avec Google Agenda
Lorsque vous réglez le statut de votre lieu de travail Comeen sur « Télétravail ».
Depuis Comeen Workplace, lorsque vous sélectionnez le statut « Télétravail », votre lieu de travail dans Google Agenda sera automatiquement mis à jour.
Voici à quoi cela ressemble dans Google Agenda :
Lorsque vous réglez votre statut Comeen Workplace sur « Au bureau ».
Depuis Comeen Workplace, lorsque vous sélectionnez le statut « Au bureau », votre lieu de travail dans Google Agenda est automatiquement mis à jour.
Voici à quoi cela ressemble dans Google Agenda :
Synchronisation de Google Agenda avec Comeen Workplace
Lorsque vous définissez votre lieu de travail dans Google Agenda sur « Bureau ».
Nous réserverons un bureau à l'endroit préféré de l'utilisateur.
Si votre utilisateur n'a pas défini son lieu favori
Nous allons supprimer son lieu de travail.
Il recevra cette notification :
Si le bâtiment utilise une fonction de réservation de bureau
Nous réserverons un bureau dans l'emplacement favori de l'utilisateur.
L'utilisateur recevra cette notification (dans Google Chat et/ou Slack) :
Nous mettrons à jour son lieu de travail :
Si le bâtiment n'utilise pas la fonction de réservation de bureau
Nous réserverons un bureau dans l'emplacement favori de l'utilisateur.
L'utilisateur ne recevra aucune notification.
Nous mettrons à jour le lieu de travail avec les informations de réservation :
Lorsque vous définissez votre lieu de travail dans Google Agenda via un bâtiment synchronisé dans Comeen Workplace
Dans le lieu de travail, sélectionnez votre bureau :
Nous réserverons une présence dans ce bâtiment et mettrons à jour votre lieu de travail :
Si le bâtiment utilise la fonction de réservation de bureau, nous réserverons automatiquement un bureau dans cette salle.
L'utilisateur recevra cette notification (dans Google Chat et/ou Slack) :
Nous mettrons à jour les informations relatives aux réservations :
Lorsque vous définissez votre lieu de travail dans Google Agenda via un bâtiment qui n'est pas synchronisé avec Comeen Workplace
L'utilisateur recevra cette notification (dans Google Chat et/ou Slack) :
Lorsque vous définissez le lieu de travail de votre Google Agenda sur un bâtiment qui est plein
L'utilisateur recevra cette notification (dans Google Chat et/ou Slack) :
En conséquence, nous supprimerons l'information de lieu de son Google Agenda.
Lorsque vous définissez votre lieu de travail dans Google Agenda sur « Domicile »
Le statut de l'utilisateur évolue en "Télétravail".
Lorsque vous supprimez votre lieu de travail dans Google Agenda
Nous supprimerons votre statut dans Comeen Workplace.
Votre bureau sera libéré si vous avez réservé un bureau.
Lorsque vous définissez un lieu de travail récurrent
Dans les paramètres de Google Agenda, vous pouvez définir un lieu de travail récurrent :
Nous synchroniserons votre lieu de travail récurrent.
Nous réserverons une présence au bureau, et un bureau si votre bâtiment utilise la réservation de bureau, uniquement pour les semaines à venir selon votre paramètre « Nombre de semaines réservables à l'avance » dans le tableau de bord d'administration de Comeen Workplace :
Que se passe-t-il si l'on réserve une demi-journée ?
Actuellement, nous ne prenons pas en charge les réservations de demi-journées avec l'intégration des lieux de travail de Google Agenda. Elle sera bientôt disponible.
Comment déployer l'intégration du lieu de travail de Google Agenda dans Comeen Workplace
Avant de mettre en place l'intégration, assurez-vous que tous les utilisateurs ciblés ont le rôle « Today - planifier sa semaine ».
Mise en place
Tout d'abord, vous devez activer l'emplacement de travail sur l'espace de travail Google pour vos utilisateurs.
En option, pour vous assurer que les utilisateurs définissent leur lieu de travail, vous pouvez activer une bannière à l'intention des utilisateurs qui n'ont pas défini leur lieu de travail.
Créez un utilisateur dédié à Google Workspace pour synchroniser l'emplacement de travail de tous vos utilisateurs dans Google Agenda. L'utilisateur doit avoir le rôle « Super Admin » de Google Workspace. Gardez à l'esprit que ce rôle peut prendre jusqu'à 24 heures pour être effectif (croyez-le ou non, nous en avons fait l'expérience).
Nous recommandons vivement de nommer cet utilisateur Google Workspace « Comeen Workplace » car son nom sera visible sur le lieu de travail de l'utilisateur :
Créez un compte Comeen Workplace pour le nouvel utilisateur de Google Workspace et donnez-lui le rôle de « Super Admin ».
Activez l'option « Allow working location sync from Google Calendar » dans le tableau de bord d'administration de Comeen Workplace. Attention, une fois que vous aurez fait cela, nous commencerons la synchronisation initiale.
Synchronisation initiale
Lorsque vous activez l'option « Autoriser la synchronisation des lieux de travail à partir de Google Calendar » dans le tableau de bord d'administration de Comeen Workplace, nous lançons une synchronisation initiale pour tous les utilisateurs ayant le rôle « Gérer son planning hebdomadaire » dans votre tableau de bord Comeen Workplace.
La synchronisation prend tous les statuts « Au bureau » et « Télétravail » définis dans Comeen Workplace et crée les lieux de travail correspondants dans Google Calendar. Les lieux de travail existants dans Google Calendar créés par les utilisateurs seront supprimés.
Une fois la synchronisation initiale effectuée, les modifications des lieux de travail de Google Calendar ou des statuts de Comeen Workplace seront surveillées et synchronisées dans les deux sens.
Que se passe-t-il lorsque j'ajoute de nouveaux utilisateurs ?
Lorsqu'un nouvel utilisateur est ajouté dans Comeen Workplace, manuellement ou synchronisé à partir de Google Workplace, le même processus se produit. Nous procéderons d'abord à une synchronisation initiale, puis les changements dans les deux sens seront surveillés.