La gestion efficace des salles de réunion peut améliorer considérablement la productivité et l'expérience au sein d'un environnement de travail. La solution de gestion des salles de réunion de Comeen, intégrée à Microsoft 365, offre des fonctionnalités avancées qui enrichissent les fonctionnalités natives de Microsoft Teams et Outlook.

Ce guide vous guidera à travers les étapes essentielles pour configurer et gérer vos salles de réunion avec Comeen Workplace, assurant ainsi une expérience de réunion fluide et améliorée.

Avant de plonger dans les étapes, il est important de comprendre le contexte et les avantages de l'utilisation de la solution de gestion des salles de réunion de Comeen.

Contrairement aux méthodes traditionnelles, notre solution se concentre sur l'optimisation de l'utilisation des salles sans altérer le processus de réservation fondamental. Elle permet une meilleure gestion et utilisation des espaces de réunion, réduisant les réunions fantômes et garantissant que les salles sont disponibles quand nécessaire.

Pour commencer, assurez-vous que vos salles de réunion sont configurées en tant que ressources dans votre tableau de bord administrateur Microsoft 365. C'est une étape cruciale, car elle pose les bases pour l'intégration de ces ressources avec Comeen Workplace.

Nous recommandons de créer un compte utilisateur dédié avec accès à toutes les salles de réunion pour simplifier le processus de configuration et la gestion continue.

Commencez par créer un espace dans Comeen Workplace. Cet espace agit comme le hub central à partir duquel vous gérerez vos salles de réunion et les ressources associées.

→ Pour des instructions détaillées, consultez notre documentation d'aide sur la création d'un espace.

⚠️ Si une demande de consentement administrateur Microsoft a été envoyée lors de l'activation de l'intégration sur Comeen, veuillez consulter cet article de documentation : Autorisations du compte technique avec demandes de consentement administrateur.

Veuillez noter que le compte doit avoir un accès en lecture et écriture aux calendriers de salle.

Cette étape permet la synchronisation entre vos calendriers Microsoft 365 et Comeen Workplace garantissant que toutes les réservations de salle de réunion et événements sont reflétés avec précision dans Comeen.

Mettez en place des notifications pour rappeler aux utilisateurs de s'enregistrer ou de libérer les salles de réunion, évitant ainsi les réunions fantômes.

→ Des instructions détaillées sont disponibles ici.

Créez, importez ou synchronisez vos collaborateurs dans Comeen Workplace. Cette étape assure que tous les utilisateurs ont accès aux fonctionnalités de gestion des salles de réunion dont ils ont besoin.

→ Découvrez-en plus dans notre guide de configuration des collaborateurs.

Pour améliorer davantage votre gestion des salles de réunion, envisagez d'afficher l'accès et les informations des salles de réunion à travers des codes QR imprimés ou en déployant des écrans de planification. Cela peut grandement aider à l'identification rapide et à la réservation des salles disponibles.

En suivant ces étapes, vous serez bien sur la voie d'un système de gestion des salles de réunion plus efficace et performant utilisant Comeen Workplace intégré à Microsoft 365.