Introduction
Comeen permet aux Administrateurs de configurer deux types distincts de règles de réservation pour les salles de réunion :
Permissions de réservation : définissent qui est autorisé à réserver une salle de réunion.
Fenêtre de réservation : définit combien de temps à l’avance une salle de réunion peut être réservée.
Ces règles peuvent être configurées à différents niveaux et sont héritées dans l’ensemble de votre organisation.
1. Impact sur les utilisateurs
Les règles de réservation déterminent directement quelles salles les utilisateurs peuvent voir et réserver, ainsi que la période pendant laquelle ils peuvent effectuer une réservation.
Permissions de réservation
Les Permissions de réservation déterminent si un utilisateur est autorisé à réserver une salle de réunion.
Dans les applications Comeen
Les utilisateurs voient uniquement les salles de réunion qu’ils sont autorisés à réserver.
Les salles pour lesquelles un utilisateur ne dispose pas des Permissions de réservation nécessaires sont masquées sur la carte et dans les résultats de recherche.
Cela permet aux utilisateurs de voir uniquement les salles qui sont pertinentes et accessibles pour eux.
Dans Google Calendar ou Outlook
Si un utilisateur tente de réserver une salle de réunion qu’il n’est pas autorisé à réserver :
l’événement peut tout de même être créé dans son calendrier cependant, la salle de réunion est automatiquement retirée de l’événement.
L’utilisateur reçoit une notification l’informant que la salle ne peut pas être réservée.
Fenêtre de réservation
La Fenêtre de réservation détermine combien de temps à l’avance un utilisateur peut réserver une salle de réunion.
Par exemple, si la Fenêtre de réservation est définie sur 7 jours, la salle ne peut pas être réservée plus de 7 jours à l’avance.
La limite est calculée à partir du début de la journée en cours.
Cette règle permet de conserver davantage de flexibilité pour les besoins à venir ou urgents et évite que les salles soient réservées trop longtemps à l’avance.
Dans les applications Comeen
Les utilisateurs ne peuvent pas créer de réservation en dehors de la Fenêtre de réservation configurée.
Dans Google Calendar ou Outlook
Si un utilisateur tente de réserver une salle au-delà de la Fenêtre de réservation autorisée, la réservation de la salle est refusée.
L’utilisateur reçoit une notification lui indiquant que la réservation ne respecte pas la Fenêtre de réservation configurée.
Cela garantit que les règles de réservation définies dans Comeen sont appliquées de manière cohérente, quel que soit l’outil utilisé pour créer la réservation.
2. Configuration des Permissions de réservation
Les Permissions de réservation définissent qui est autorisé à réserver les salles de réunion.
Elles peuvent être configurées à différents niveaux :
Espace → Bâtiment → Salle
Chaque niveau hérite des Permissions de réservation configurées au niveau parent, sauf si une surcharge est activée.
Configurer les Permissions de réservation au niveau de l’Espace
La configuration au niveau de l’Espace sert de règle par défaut pour toutes les salles de réunion de cet Espace.
Dans la barre de menu, ouvrez Paramètres, puis sélectionnez l’onglet Salles de réunion.
Ouvrez la section Permission de réservation.
Définissez qui est autorisé à réserver les salles de réunion de l’Espace.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette configuration s’applique à toutes les salles de réunion de l’Espace, sauf si elle est remplacée au niveau du Bâtiment ou de la Salle.
Configurer les Permissions de réservation au niveau du Bâtiment
Pour définir qui peut réserver les salles de réunion d’un bâtiment spécifique :
Accédez à l’onglet Bâtiments.
Sélectionnez le bâtiment que vous souhaitez configurer.
Ouvrez l’onglet Règles des salles de réunion.
Configurez les Permissions de réservation pour définir qui est autorisé à réserver les salles de réunion de ce bâtiment.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette configuration remplace les Permissions de réservation définies au niveau de l’Espace et s’applique à toutes les salles du bâtiment, sauf si une autre configuration est définie au niveau de la Salle.
Configurer les Permissions de réservation au niveau de la Salle
Pour configurer les permissions d’une salle de réunion spécifique :
Accédez à la page Salles de réunion.
Sélectionnez la salle que vous souhaitez configurer.
Ouvrez la section Gérer.
Repérez la section Permissions de réservation.
Activez Remplacer l’héritage si vous souhaitez que cette salle utilise une configuration différente de celle héritée de son niveau parent.
Définissez qui est autorisé à réserver la salle.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette configuration remplace les Permissions de réservation définies au niveau de l’Espace et du Bâtiment.
3. Configuration de la Fenêtre de réservation
La Fenêtre de réservation définit combien de temps à l’avance les utilisateurs peuvent réserver une salle de réunion.
Par exemple, vous pouvez autoriser les réservations :
jusqu’à 7 jours à l’avance ;
jusqu’à 30 jours à l’avance ;
ou jusqu’à un nombre défini de mois à l’avance.
La Fenêtre de réservation peut être configurée à plusieurs niveaux :
Espace → Bâtiment → Salle → Groupe d’utilisateurs
Chaque niveau hérite de la Fenêtre de réservation configurée au niveau parent, sauf si une surcharge est activée.
Configurer la Fenêtre de réservation au niveau de l’Espace
La configuration au niveau de l’Espace sert de Fenêtre de réservation par défaut pour les salles de réunion de cet Espace.
Dans la barre de menu, ouvrez Paramètres, puis sélectionnez l’onglet Salles de réunion.
Ouvrez l’onglet Règles.
Configurez la Fenêtre de réservation en indiquant la durée souhaitée en jours ou en mois.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette règle s’applique à toutes les salles de réunion de l’Espace, sauf si elle est remplacée à un niveau inférieur.
Configurer la Fenêtre de réservation au niveau du Bâtiment
Vous pouvez définir une Fenêtre de réservation différente pour toutes les salles de réunion d’un bâtiment spécifique.
Accédez à l’onglet Bâtiments.
Sélectionnez le bâtiment que vous souhaitez configurer.
Ouvrez l’onglet Règles des salles de réunion.
Configurez la Fenêtre de réservation en jours ou en mois.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette configuration remplace la Fenêtre de réservation définie au niveau de l’Espace pour les salles de ce bâtiment, sauf si une autre règle est définie au niveau de la Salle ou du Groupe d’utilisateurs.
Configurer la Fenêtre de réservation au niveau de la Salle
Vous pouvez définir une Fenêtre de réservation spécifique pour une salle de réunion.
Accédez à la page Salles de réunion.
Sélectionnez la salle que vous souhaitez configurer.
Ouvrez la section Gérer.
Repérez la section Règles.
Activez Remplacer l’héritage.
Configurez la Fenêtre de réservation en jours ou en mois.
Cliquez sur Enregistrer.
Configurer la Fenêtre de réservation pour un Groupe d’utilisateurs
Vous pouvez également définir une Fenêtre de réservation spécifique pour un groupe d’utilisateurs.
Accédez à l’onglet Groupes.
Sélectionnez le groupe d’utilisateurs que vous souhaitez configurer.
Ouvrez l’onglet Politique des salles.
Dans la section Règles, activez Remplacer.
Activez Fenêtre de réservation et définissez la durée souhaitée.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Utilisateurs appartenant à plusieurs groupes
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes disposant de Fenêtres de réservation différentes, Comeen combine les règles applicables en fonction de la logique de fusion configurée.
Lorsque le comportement restrictif est utilisé, la Fenêtre de réservation la plus restrictive s’applique.